Antigamente, a secretária parecia um depósito de lixo: copos, papéis, autocolantes, carregadores de todos os aparelhos ao mesmo tempo.
A mulher gastava vinte minutos por dia para encontrar um documento ou uma caneta, mas considerava isso uma norma, relata o correspondente da .
Tudo mudou depois de um estágio numa grande empresa, onde se praticava o sistema 5S. Verifica-se que se retirar da mesa tudo o que não é utilizado todos os dias e arrumar os restantes objectos em zonas de visibilidade e acesso, a velocidade de trabalho aumenta em quase um terço.
Fiquei chocado, mas depois de pôr as coisas em ordem, as coisas ficaram realmente mais rápidas. A regra principal é que não deve haver nada na secretária para além de um bloco de notas e um copo de água.
Canetas, agrafadores e agendas são guardados numa gaveta onde cada item tem o seu lugar específico, de preferência em divisórias especiais. Outro aspeto que raramente é abordado é o dos odores e da luz.
Acontece que o aroma dos citrinos ou da menta aumenta a concentração, pelo que agora coloco um pequeno difusor na mesa de cabeceira, em vez de beber litros de café. A propósito, também é melhor beber café numa área especial, longe do monitor, para que as migalhas não entupam o teclado e distraiam a atenção.
Muitas pessoas queixam-se de dores nas costas e no pescoço, mas muitas vezes a razão não está na cadeira, mas sim no facto de o monitor estar ao nível errado. A extremidade superior do ecrã deve estar ao nível dos olhos ou ligeiramente mais baixa. Assim, deixa de se desleixar e de torcer o pescoço, o que significa que a fadiga chega mais tarde.
Para o espaço digital, o sistema funciona com a mesma rigidez: todos os ficheiros no ambiente de trabalho do computador são maus. Criou três pastas: “Caixa de entrada”, “No trabalho”, “Arquivo”, e agora não passa horas à procura de um contrato entre toneladas de capturas de ecrã e fotografias.
Uma dor à parte são os fios debaixo dos meus pés e na minha secretária. Comprei velcros normais para cabos e fixei-os debaixo do tampo da mesa, agora é mais fácil aspirar e os meus pés não se enroscam nas “cobras”.
Quando estiver de férias ou aos fins-de-semana, é importante desligar as extensões – não só por razões de segurança contra incêndios, mas também para poupar eletricidade, o que representa uma boa quantia de dinheiro ao longo do ano.
Se trabalha em casa, experimente ter um ritual de encerramento do dia: cinco minutos antes de terminar o trabalho, retire tudo da sua secretária e limpe a superfície. De manhã, vai chegar a um espaço limpo e começar logo a fazer as suas tarefas, em vez de passar meia hora a limpar o lixo de ontem.
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